ACCESS 2003

ACCESS 2003

Le système d'information

Les clés

Les objets de la base

Les types de champ

Les propriétés des champs

Le lien hypertexte

Les tables

Les relations ou
le MPD

Les formulaires

Les requêtes

Les états

Les boutons de commande

Les macros

Le menu

Importation d'une liste de données EXCEL

Les propriétés

Pour chaque champ, il est possible de définir des propriétés permettant de préciser la présentation du champ, sa taille, le masque de saisie, la légende, le format…

1. taille du champ :

La propriété Taille du champ permet de spécifier la taille maximale des données pouvant être contenues dans un champ pour les données de type Texte, Numérique ou NuméroAuto.

Paramètre

Description

Décimales

Taille

valeur Texte

caractères alphanumériques : de 0 à 255 – valeur par défaut : 50

Aucune

 

valeur NuméroAuto

la taille du champ peut prendre la valeur Entier long ou N° réplication

   

valeur Numérique : 

     

     Octet

Nombres entre 0 et 255 (pas de fractions)

Aucune

1 octet

     Entier

Nombres entre –32 768 et 32 767 (pas de fractions)

Aucune

2 octets

     Entier long

(valeur par défaut) Nombres entre
-2 147 483 648 et 2 147 483 647 (pas de fractions)

Aucune

4 octets

     Réel simple

Nombres entre –3,402823E38 et
3,402823E38

7

4 octets

     Réel double

Nombres entre –1,79769313486232E308 et 1,79769313486232E308

15

8 octets

     N° Réplication  

varié

 

16 octets  

NB : Il est conseillé d'utiliser la plus petite valeur possible pour la propriété Taille du champ car les données de petite taille sont traitées plus rapidement et exigent moins de mémoire.

2. format du champ :

        champs Texte et Mémo

Le signe supérieur > verrouille tous les caractères de ce champ en majuscules, quelle que soit la casse (majuscule ou minuscule) utilisée lors de la saisie. Il suffit d'insérer le signe > dans la zone format - Attention : ce verrouillage n'est valable qu'à l'écran.

Le signe inférieur < verrouille tous les caractères du champ en minuscules.

Le signe arrobas @ (encore appelé at) force l'affichage d'un caractère ou d'un espace. À l'aide du signe @ indiquer le nombre de caractères du champ. Si le champ comprend moins de caractères, le format ajoutera des espaces au début de l'entrée.

Le signe esperluette & (appelé aussi et commercial) est le format par défaut, donc inutile.

champs Numérique et Monétaire

La liste contient six options : nombre général, monétaire, fixe, standard, pourcentage, scientifique. Pour le champ monétaire, choisir l'option du même nom!

       champ NuméroAuto

La propriété Format doit toujours rester vide.

        champ Oui/Non

il suffit de modifier la propriété Afficher le contrôle

        Formats personnalisés

Il est possible de définir des formats par des codes de formatage. Il convient d'indiquer une chaîne de caractères pour augmenter la précision de l'affichage. Voici quelques exemples

Nouveau format

Type de champ

Valeur entrée

Affichage

jj\mm\aaaa

Date/Heure

5.1.06

05/01/2006

0000" personnes"

Numérique

204

0204 personnes

<[Vert]

Texte

Aujourd'hui

aujourd'hui (en vert)

Quelques exemples de Symboles à utiliser :

Symbole

brève description

"Mot"

Tous les caractères entre guillemets sont interprétés comme un texte à afficher

*

Complète l'espace vide d'un champ de données avec le caractère situé après * dans le champ de texte Format

\

Correspond au format "Z" c'est-à-dire que le caractère faisant suite au \ dans le champ de texte Format est interprété comme un caractère à afficher

[Couleur]

Affecte la couleur spécifiée aux données du champ de données. Les mots Noir, Bleu, Vert, Cyan, Rouge Magenta, Jaune ou Blanc sont utilisables pour le paramètre Couleur.

Espace

Interprété comme espace dans le champ de données

!

Force l'alignement à gauche au lieu de l'alignement à droite habituel

0

Le chiffre affiché toujours dans le champ de données est le nombre spécifié ou 0

#

Aucun chiffre n'est affiché à cet endroit du nombre édité si aucun chiffre n'a été mentionné

,

Affiche le caractère décimal

%

Multiplie par 100 le nombre spécifié et ajoute le caractère %

F

Affiche le caractère F

/

Séparateur de date

a

Numéro du jour à l'intérieur de l'année (1-366)

aa

Les deux derniers chiffres de l'année à 4 chiffres (01-02)

aaaa

Année à 4 chiffres (0100-9999)

h

Selon le cas, l'heure est affichée avec 1 ou 2 chiffres

hh

L'heure est toujours affichée avec 2 chiffres

jj

Jour du mois représenté toujours par 2 chiffres

jjjjj

Correspond au format prédéfini "Date, abrégé"

jjjjjj

Correspond au format prédéfini "Date, complet"

3. Propriété Null interdit

Régler cette propriété sur Oui si on veut absolument qu'un champ soit rempli par une valeur dans tous les enregistrements.

4. Propriété Chaîne vide autorisée

Les champs Texte ou Mémo possèdent en outre la propriété Chaîne vide autorisée. Elle détermine si un champ peut contenir une chaîne "" (pas d'espace entre les guillemets) c'est-à-dire une chaîne de longueur nulle.

Access fait la différence entre Null interdit et Chaîne vide autorisée lors des requêtes…

Régler sur Oui la propriété Chaîne vide autorisée si l'on fait la différence entre des valeurs nulles et des chaînes vides.

Exemple : Une table contenant le champ "Nom de jeune fille". Ce champ peut rester vide si vous ne connaissez pas le nom de jeune fille de la personne concernée. Access enregistre dans ce cas une valeur nulle. En revanche, vous devez opter pour une chaîne vide si le nom est identique au nom de jeune fille. Réglez les deux propriétés Chaîne vide autorisée et Null interdit sur Oui pour autoriser l'entrée de chaînes vides dans des champs Texte et Mémo et pour obliger en même temps que ces champs soient saisis.

5. Propriété Légende

L'expression notée ici remplace le nom du champ dans tous les objets.

6. Propriété Valide si

La règle de validité autorise exclusivement l'entrée de valeurs remplissant les critères spécifiés. Les règles de validité sont entrées sous forme d'expressions : des expressions simples comme <0 aux expressions complexes comme OU ET

quelques exemples de validité :

Expressions

Type de données

Brève description

<>2

Numérique

Toute valeur exceptée 2 est autorisée

10 ou <5

Numérique

La valeur doit être 10 ou inférieur à 5

<>10 Ou Est Null

Numérique

Le champ doit contenir un nombre différent de 10 ou aucune valeur (ne pas confondre avec la valeur 0)

<#1/1/03#

Date/Heure

La date doit précéder l'année 2003

>=#1/1/02# ET <#1/1/03#

Date/Heure

La date doit provenir de l'année 2002

>Date()

Date/Heure

La date ne doit pas être antérieure à la date du jour

"A?????"

Texte

La valeur doit commencer par la lettre A et se composer de 6 caractères

"W*.???"

Texte

La valeur doit commencer par la lettre W, peut contenir un nombre quelconque de chiffres, mais doit commencer par un point et se terminer par 3 chiffres

"Aujourdhui" OU "Demain"

Texte

Le texte doit être obligatoirement

        Aujourd'hui ou Demain : La différence majuscules/minuscules n'est pas prise en compte

7. Message si erreur

Microsoft Access retourne un tel message d'erreur chaque fois que la règle de validité n'est pas respectée. Il est possible de définir un message plus explicite qui apparaît à la place du message par défaut.

La propriété Message si erreur sert à définir le texte du message à renvoyer lorsque la valeur spécifiée dans un champ enfreint la règle de validité autorisée par la propriété Valide si. Ces deux propriétés doivent renfermer 255 caractères au maximum.

8. Propriété Masque de saisie

La propriété Masque de saisie est utilisée lorsque le format du champ reste invariable. Le masque permet de déterminer l'aspect des données à saisir.

Hormis le nombre de caractères à éditer, le masque de saisie peut servir à spécifier les divers caractères autorisés. Utiliser l'assistant Masque de saisie ou définir soi-même le format

NB : lors de l'utilisation de l'assistant, il est nécessaire d'enregistrer préalablement la table. Cela s'explique par le fait que cet Assistant a été programmé en VBA.

Un masque de saisie est constitué de caractères d'affichage littéraux (espaces, points, traits et parenthèses) qui séparent les espaces vierges à remplir. Le paramétrage de la propriété MasqueSaisie consiste en caractères d'affichage littéraux ainsi qu'en caractères spéciaux qui déterminent le type de valeur à saisir dans chaque espace vierge.

masque de saisie pour le n° de sécurité sociale : 0 00 00 00 000 000 99;;_

masque de saisie pour le code postal : 00000;;_

Chaque masque peut se composer de trois parties séparées les unes des autres par un point-virgule :

Première partie : Le masque de saisie lui-même

Deuxième partie : détermine s'il faut stocker les caractères d'affichage littéraux

        0 = stocke les caractères d'affichage littéraux avec la valeur saisie

        1 ou espace vierge = ne stocke que les caractères saisis sans les espaces vierges

Troisième partie : caractère qui matérialise les espaces vierges dans le masque de saisie (n'importe quel caractère peut être utilisé   ; taper " " (guillemets espace guillemets) pour afficher un espace  ; le soulignement _ est utilisé par défaut)

Microsoft Access interprète les caractères de la première partie de la définition de la propriété Masquesaisie tels qu'ils sont présentés dans le tableau suivant. Pour définir un caractère d'affichage littéral, entrer tout caractère différent de ceux du tableau y compris les espaces et les symboles. Pour spécifier l'un des caractères suivants comme caractère d'affichage littéral, le faire précéder d'une barre oblique inversée (\)

Exemples de masques de saisie

Définition du masque de saisie

Exemples de valeurs

(000) AAA-AAAA

(206) 555-TELE

#999

-20

>L????L?000L0

GREENGR339M3

>L0L 0L0

T2F 8M4

00000-9999

98115-

>L<??????????????

Marie

>LL00000-0000

DB51392-0493

Caractères de masque de saisie valides

Microsoft Access interprète les caractères de la première partie de la définition de la propriété MasqueSaisie (InputMask) tels qu'ils sont présentés dans le tableau suivant. Pour définir un caractère d'affichage littéral, entrez tout caractère différent de ceux du tableau, y compris les espaces et les symboles. Pour spécifier l'un des caractères suivants comme caractère d'affichage littéral, faites-le précéder d'une barre oblique inversée ( \ ).

Caractère

Description

0

Chiffre (0 à 9, saisie obligatoire; signes plus [+] et moins [-] non autorisés).

9

Chiffre ou espace (saisie facultative; signes plus et moins non autorisés).

#

Chiffre ou espace (saisie facultative; blancs convertis en espaces, signes plus et moins autorisés).

L

Lettre (A à Z, saisie obligatoire).

?

Lettre (A à Z, saisie facultative).

A

Lettre ou chiffre (saisie obligatoire).

a

Lettre ou chiffre (saisie facultative).

&

Tout caractère ou espace (saisie obligatoire).

C

Tout caractère ou espace (saisie facultative).

. , : ; - /

Virgule décimale et séparateurs des milliers, de date et d'heure. (En fonction des paramètres régionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows).

<  

Implique la conversion en minuscules de tous les caractères qui suivent.

>  

Implique la conversion en majuscules de tous les caractères qui suivent.

!

Implique que le masque de saisie affichera de droite à gauche et non de gauche à droite. Les caractères tapés dans le masque le rempliront toujours de la gauche à la droite. Vous pouvez mettre le point d'exclamation n'importe où dans le masque.

\

Implique l'affichage du caractère qui suit comme caractère d'affichage littéral. Sert à afficher tout caractère compris dans ce tableau comme caractère d'affichage littéral (par exemple, \A s'affiche sous la simple forme A).

Mot de passe

L'attribution de Mot de passe à la propriété MasqueSaisie (InputMask) crée une zone de texte de saisie de mot de passe. Tout caractère tapé dans cette zone de texte est stocké sous cette forme mais s'affiche sous forme d'astérisque (*).

9.  Propriété Afficher le contrôle

Cette propriété est importante pour les champs de type Oui/Non

Il suffit de cliquer sur l'onglet Liste de choix, et choisir Case à cocher

Pour un champ de type Texte, le choix s'effectue entre une zone de texte, une zone de liste et une liste modifiable.